Sicil; personelin görevindeki performansını gösteren ve belli bir sicil ortalama koşulunu sağlayan personelin, terfi, rütbe kıdemliliği, kademe ilerlemesi, statü geçiş sınavı, yurt dışı görev başta olmak üzere kritik görevlere seçilmelerine imkân sağlayan veya ilişiğinin kesilmesini gerektiren bir değerlendirme kıstası olarak tanımlanabilir.
TSK’da görev yapan personelin statüsüne göre sicil işlemlerinde uygulanacak mevzuat değişiklik göstermektedir. Subaylar için Subay Sicil Yönetmeliği, Astsubaylar için Astsubay Sicil Yönetmeliği, Uzman Jandarmalar için Uzman Jandarma Atama ve Sicil Yönetmeliği, Uzman Erbaşlar için ise Uzman Erbaş Yönetmeliğidir.
Astsubay Sicil Yönetmeliği m.15’de “Bir sicil üstü, asil veya her ne suretle olursa olsun vekil olarak, o görev yerinde sicili düzenlenecek kimse ile beraber o sicil dönemi içerisinde fiilen en az üç ay görev yapmadıkça sicil düzenleyemez” denilmektedir. Sicil dönemi içerisinde fiilen 3 ay birlikte görev yapmayan sicil üstü ilgili personele sicil belgesi düzenleyememektedir. Bu kanun maddesinin amacı bir kişinin görevdeki performansına vakıf olmak için belirli bir süre birlikte çalışılması gerekliliğidir.
Astsubay Sicil Yönetmeliği m.5’de “– Sicil üstleri; emri altındakiler hakkında sicil düzenlerken; üstlük ve komutanlığın en önemli olan özel yetkilerinden birini kullanırlar. Sicil üstleri; bu görevin önemini göz önünde tutarak, sicil belgelerindeki nitelikleri tam bir tarafsızlık, adalet ve vicdanî kanaatle değerlendirmekten sorumludurlar. Aksi durum, ehliyetli olmayanların lâyık olmadıkları rütbe ve makamlara yükselmelerini, dolayısıyla Türk Silâhlı Kuvvetlerinin yetenekten yoksun kişilerin elinde görevini yapamaz duruma düşmesi sonucunu doğurur. Hissî ve aşırı merhamet duygusuyla verilecek sicillerin, hak eden bir başka personelin hakkını ihlâledeceği, daima göz önünde bulundurulur. Sicil üstleri, haklarında sicil düzenleyecekleri astsubayları iyi tanımak zorundadırlar. Bu nedenle, haklarında sicil düzenleneceklerin, günlük eğitim ve çalışmalarını, tavır ve hareketlerini, disiplin ve itaatini, sicil belgesinde yazılı diğer hususları aralıksız izleyerek; yapacakları haberli ve habersiz denetlemeler, özel yazılı veya sözlü sınavlar, verecekleri özel görevler, çeşitli tatbikat ve manevralardaki tutum ve durumu ile de yeterlik ve yetenekleri hakkında tam bir kanaat edinmeye çalışırlar. Maiyetini çok kısa zamanda gerçek durumu ile tanıyabilmek ve onun yeteneklerini ölçebilmek imkânına sahip olan komutan veya âmirin, iyi bir lider olduğu şüphe götürmez bir gerçektir. Düzenledikleri sicillerdeki isabet derecesine göre sicil üstleri hakkında hüküm verilir.” denilmektedir. Kanun hükmünde de görüleceği üzere personelin sicil belgesi tanzim edilirken objektif davranılmalı sübjektif değerlendirme yapılmamalıdır. Kişisel duygu ve düşünceler sicil belgesine yansıtılmamalıdır.
A.Y.İ.M. 1. Daire’nin 12.05.1998 tarihli 1998/58 E. Ve 1998/504 K. sayılı kararında “…meslek hayatı boyunca Ahlaki, askeri, mesleki, zihni kifayeti üst düzeyde süregelmiş, bu liyakati birbirini tamamlayan istikrar bulmuş ve değişik dönemlerde değişik sicil üstlerince verilmiş sicil notları, takdir ve ödüllerle kanıtlanmış ve bu durumu her dönemde düzenli bir şekilde tekrarlanmış personelin genel durumu da göz ardı edilemez. Aksi takdirde her sicilin, yalnız verildiği dönem için geçerli olduğu, başka bir hüküm ve etkisinin bulunmadığı şeklinde bir sonuca ulaşılır ki bunun kabulü ve açıklaması mümkün değildir. Esasen özellikle Sicil Yönetmeliğinde olmak üzere mevzuatın kabulü de sicilin süregelen, geleceğe de yönelik etkisidir. O halde sürekli ve düzenli bir zaman diliminde mükemmel olarak üstün bir yeterlik seviyesinde olduğu anlaşılıp kanıtlanan bir personelin bu durumuyla çelişen düşük sicil notu ve olumsuz kanaatin haklı nedenlerinin somut olaylara dayalı olarak belgelenmesi gerekir. Aksi takdirde bu sicilin keyfiliği konusundaki iddiaların karşılanması güçleşir, hatta imkansızlaşır…” denilmektedir. Yüksek mahkeme kararında da görüleceği üzere düşük sicil notu verilmesi halinde somut belgelerin varlığı aranmaktadır.
A.Y.İ.M. 1. Daire’nin 07.10.2008 tarihli 2008/256 E. ve 2008/799 K. sayılı kararında “…sicil işlemleri değerlendirildiğinde; 2001 yılı sicil döneminde 1’inci ve 2’nci sicil üstlerince yapılan değerlendirmelerin (işaretlemelerin ve bunların nota tahvil edilmesi sonucunda ortaya çıkan sicil puanının) iyi seviyesinde olmakla; anılan sicil notunun davacının sicil safahatı ile uyumlu olmadığı, sicil safahatı içerisinde ani ve açık bir düşüş meydana getirdiği değerlendirilerek 2001 yılı sicil işleminin hukuka aykırı olduğu kararına ulaşılmıştır.” denilmektedir. Personelin sicil safahatı önemlidir. Nitekim geçmiş yıllarda yüksek sicil puanına sahip personelin o yıla ait sicil döneminde ani düşüş yaşaması sicil safahatı ile uyumlu olmadığından iptal edilmesi gerekmektedir.
Sicil notu düşük verilen personel o yıl yayınlanan “Kıdem Sıra Listesinde” geri sıraya düşmektedir. “Kıdem Sıra Listesinde” geri sıraya düşen doğal olarak sicil notu düşük verilen personel yukarıda belirtmiş olduğumuz hususlar ile ilgili sicilin kıstas alındığı durumlarda menfi durumlar ile karşılaşmaktadırlar. İlgili personelin bu durumda İdare Mahkemesinde iptal davası açmasında fayda bulunmaktadır. İptal davası açmak için İYUK’un ilgili maddeleri gereği personelin görevli bulunduğu yer İdare Mahkemesinde 60 gün içerisinde iptal davası açması gerekmektedir. Fakat TSK’da sicil belgeleri personele tebliğ edilmediği için 60 gün kuralı uygulama alanı bulmamaktadır.
